Jak napsat průvodní dopis? 13 praktických tipů s příklady + vzor

Napsat průvodní dopis (motivační dopis) není žádný oříšek. Zvládne to každý. Ovšem napsat průvodní dopis, který stoprocentně pozitivně zaujme natolik, aby si vás personalista pozval na pohovor, to už chce nějaký ten kumšt.

V tomto článku se proto naučíme, jak napsat průvodní dopis. Představíme vám triky, které zaručeně fungují, zároveň si vysvětlíme, čemu se raději vyvarovat.

Průvodní dopis totiž bývá velmi často vstupenkou do firmy. Pomáhá utvářet první dojem o člověku, který se na vybranou pozici hlásí. Proto se jedná o skutečně důležitou položku, které se vyplatí věnovat náležitý čas a prostor. Nejde jen o to něco napsat, důležité je, jak to napíšete. Věřte nám, že zkušený personalista pozná rozdíl. Denně mu rukama projdou desítky takovýchto dopisů.

Co je průvodní dopis?

Abychom mohli skutečně kvalitní průvodní / motivační dopis napsat, musíme nejprve pořádně rozumět tomu, o co se vlastně jedná.

Není to ledajaké psaní. Tento druh dopisu je specifickým typem textu, jehož prostřednictvím se odesílatel, který je zpravidla uchazečem o pracovní pozici, snaží přimět adresáta neboli potenciálního zaměstnavatele, aby jej zahrnul do užšího výběrového řízení na vybranou pracovní pozici.

Průvodní dopis bývá často jakýmsi doplňkem životopisu/CV. Zájemce o práci by v něm měl důkladněji rozvést položky, které obsahuje životopis. Na všechny pracovní pozice však není vyžadován. Zatímco životopis je v dnešní době nutností, průvodní dopis doposud není všude vyžadován.

Co byl měl průvodní dopis obsahovat?

1) Datum a místo

Nikdy nezapomínejte na datum. V případě, že používáte stále stejný průvodní dopis a měníte tam jen detaily, nikdy nezapomeňte přepsat datum na aktuální. Není nic trapnějšího než poslat starý průvodní dopis.

Datum by mělo být umístěné v pravém horním rohu.

• Například: 15. 3. 2022
• Nebo: 15. března 2022

Obě varianty jsou správně. Dejte si však pozor na mezery.

Datum bez mezer je chybně napsané.

• Nikdy by tedy nemělo být použité: 15.3.2022

Před datum můžete také napsat místo, kde je dopis psaný. Nejde o nezbytnost, která musí být součástí, ale dělá to dobrý dojem. Váš průvodní dopis pak působí o něco honosněji a formálněji. Zkrátka a jednoduše to dělá dobrý dojem. Máme to v redakci úspěšně vyzkoušené. Jedno je jisté, chybu tím rozhodně neuděláte.

• Například: V Brně dne 15. 3. 2022

2) Oslovení

Velmi důležitá část. Je potřeba se chovat uctivě. Čím konkrétnější budete, tím lépe. Obecným “Dobrý den” sice nic nezkazíte, ale ani nikoho neoslníte.

Pakliže je v pracovní nabídce uvedeno jméno kontaktní osoby, začněte dopis jejím oslovením.

• Například: Vážená paní Nováková

Pokud znáte i titul dotyčné osoby, uveďte jej.

• Například: Vážená paní profesorko Nováková
• Nebo: Vážený pane doktore Dvořáku

Někteří lidé vůbec tituly nepoužívají, jiní si na ně naopak potrpí. Tím, že titul zmíníte, rozhodně nic nezkazíte. Naopak prokážete všímavost a také jistou uctivost s respektem. Obojí budou při posuzování profilů kandidátů hrát ve váš prospěch.

V případě, že nevíte, komu píšete (v nabídce není uvedené jméno kontaktní osoby), použijte tuto formulku:

• Vážená paní, vážený pane

Dejte pozor, paní musí být před pánem. Přece jen dáváme něžnému pohlaví přednost. Platí to i zde, nejen při vcházení do dveří.

Čeho se vyvarovat:

Dejte si pozor, ať použijete správné příjmení. Nezapomeňte, že v českém jazyce skloňujeme.

• To znamená, že nepoužijeme spojení: Vážený pane Dvořák.
• Správná varianta je: Vážený pane Dvořáku.

3) Kam se hlásíte

Ideální je hned v úvodu dopisu stručně zmínit na jakou pozici se hlásíte a proč.

Například:

• Na tomto příkladu jsme si ukázali, jak by to ideálně mělo vypadat. Autorka dopisu neznala jméno ani pohlaví osoby, které píše, tudíž zvolila formální, ale neutrální oslovení “Vážená paní, vážený pane”.
• Hned v první větě pak následovalo zmínění pozice, na kterou se hlásí. Nevynechala ani jméno firmy, která nabídku inzeruje. Obojí je důležité, jelikož většinu zaměstnavatelů zajímá, proč jste se rozhodli právě pro ně a chtějí, abyste se s jejich značkou identifikoval. Zaměstnanci pak dosahují zpravidla lepších výsledků, než když mají ke svému zaměstnavateli odpor.

4) Proč se hlásíte

Proto je dobré vzápětí uvést, proč vás zaujala právě vybraná nabídka a proč jste zareagovali právě na ni. (Zejména to bude personalisty zajímat v případě, že pracujete v nějaké dobré firmě s kvalitní pověstí.)

V této části rozhodně nepomlouvejte svého současného/posledního zaměstnavatele. Spíše zmiňte nějaké vlastnosti, dovednosti a schopnosti, o nichž víte, že jsou vaší silnou stránkou a dále byste je rád/a prohluboval/a.

Jak by to nemělo vypadat?

• Tohle je celé špatně. Kromě chybějícího data, kdy byl dopis psaný je použito poměrně žoviální oslovení.
• Následují zcela zřejmé informace.
• Zaměstnavatel se také nedozví, na jakou konkrétní pozici se zájemce hlásí. Řada firem má rozjetých hned několik výběrových řízení. Stěží takto zájemce přiřadí ke správné nabídce práce, zejména pokud odpovídá e-mailem a neuvede tuto informaci alespoň do předmětu.
• Navíc informace, kde a kdy byla nabídka inzerovaná není potřeba uvádět.

5) Vaše zkušenosti

Potenciální zaměstnavatel tedy už má informace o tom, na jakou pracovní pozici se hlásíte a proč. Nyní je čas posunout se k tomu, co mu můžete nabídnout vy. Rozepište se tedy o své motivaci, zkušenostech a zálibách. Nepodceňujte se. Naopak zmiňte vše, v čem vynikáte.

Například:

• Takhle nějak by to mohlo vypadat. Do průvodního dopisu vyberte jen relevantní předchozí pracovní zkušenosti. To znamená, že když se hlásím na pozici copywritera, nebudu psát o tom, že jsem brigádně uklízela jako pokojská v hotelu. Tím bych potenciálního zaměstnavatele rozhodně nepřesvědčila o tom, že jsem vhodný kandidát.
• Naopak zase pokud se bude člověk hlásit například na pozici programátora, zaměstnavatele bude zajímat pravděpodobně vzdělání dotyčného (studoval IT, má nějaký kurz či certifikát?) a praxe relevantní k oboru, tudíž naprogramování něčeho či zkušenost v nějaké IT firmě. Ocenění z literárních soutěží by byly v tomto případě uchazeči k ničemu.
• Jak je vidět v uvedeném příkladu, pracovní náplň nabídky, na kterou reaguji, je v podstatě mým koníčkem. Uvádím, že mě baví práce s textem, pracovní zkušenosti z redakčních pozic, tudíž odpovídám profilu copywritera. Každý zaměstnavatel chce mít ve svém týmu nadšence, pro které je práce rovnou jejich koníčkem. Jejich efektivnost je pak daleko vyšší, o čemž jsem psala již výše. Proto je vždy dobré se před psaním motivačního dopisu na konkrétní pozici zamyslet nad tím, koho zaměstnavatel asi hledá. Ideální je zkusit se vžít do jeho role a náplň dopisu tomu pak přizpůsobit.

Jak by to nemělo vypadat?

• Takhle rozhodně ne. Z textu je patrné, že dotyčný má sice vystudovanou školu, ale praxi v oboru nulovou.
• Stejně tak motivace není přesvědčivá. Spíš to vypadá, že žadatel o práci procházel inzeráty, nevěděl, co se životem, a tak se přihlásil na první pozici, která je odlišná od jeho dosavadních a prostě to na blind zkusil.
• Chtěli byste ve své firmě takového zaměstnance? Leda ve snu a ani tam ne, protože by se z něj brzy stala nejspíš noční můra.

6) Výzva k přečtení životopisu

Do životopisu se obvykle vejde více informací než do průvodního dopisu. To proto, že v životopise se nerozepisujeme a vše je zmíněno pouze bodově. Jedná se tak o výborný přehled toho, co máme za sebou a co jsme už ve svém životě zvládli a dokázali.

Proto by mělo být vždy součástí průvodního dopisu odkázání na životopis. Zatímco životopis sám o sobě smysl má, průvodní dopis bez životopisu je jako kdybychom začali stavět dům a rovnou se pustili do střechy. Pevné základy by však chyběly. Životopis poskytuje zkrátka oporu, na které je možné dál budovat.

Příklad:

7) Rozloučení

Na závěr průvodního dopisu se nezapomeňte rozloučit a podepsat. Neutrálním “S pozdravem” nic nezkazíte, zároveň je to dostatečně formální.

Ideální je nechat mezi rozloučením a vlastním jménem mezeru, do které se podepíšete. Ačkoliv se papírová forma už příliš nenosí, s ručním podpisem to bude mít punc důležitosti. Zaměstnavatel uvidí, že jste si dal/a s průvodním dopisem opravdu práci.

Pochopitelně to neznamená, že mu máte průvodní dopis posílat poštou (pokud to není výslovně napsané v inzerátu). Papír podepíšete, oskenujete a dopis doplněný ručním podpisem mu přiložíte do e-mailu.

Příklad, jak se rozloučit:

Jak to nedělat:

Jednoznačně působí lépe, když je podpis na zvláštním řádku.

Praktické rady, jak psát průvodní dopis

1) Vyvarujte se chybám

Pokud nejste v gramatice a stylistice kovaní, požádejte kamaráda či kamarádku, kteří vám váš dopis zkontrolují. Mohou si všimnout třeba i často se opakujících slov, která bude vhodné nahradit za synonyma. Prostě je důležité, abyste měl/a text vyšperkovaný, a především bez chyb. První dojem je důležitý.

2) Svěží dech

Buďte originální, ale zároveň ne příliš bláznivý/á. Nehrajte si na něco, co nejste, ale nebojte se sami sebe. V překladu to znamená, abyste se za sebe nestyděli. Uvědomte si, že jste jako čisté plátno. Potenciální zaměstnavatelů o vás vůbec nic neví. Záleží jen na vás, jaký obrázek o sobě vytvoříte. Jak dobře sami sebe prodáte. Znamená to, že si o sobě máte myslet jen to nejlepší.

3) Zjistěte si něco o firmě

Průvodní dopis se vám bude psát tím lépe, čím více toho budete o společnosti vědět. Pakliže víte, že se jedná o malý startup, pravděpodobně zvolíte o něco jiný slovník než v případě pozice na ministerstvu nebo jiných úřadech.

4) Buďte originální

Vyhýbejte se univerzálním motivačním dopisům. Nic takového neexistuje. Dejte si tu námahu a pište originální dopis ke každé reakci. Opak půjde poznat.

5) Půl strany až jedna strana bohatě stačí

Méně někdy znamená více. Nesnažte se případného zaměstnavatele zahltit a opusťte pocit vlastní důležitosti. Vše důležité se dá shrnout do několika vět.

Ideální délka průvodního dopisu je mezi půlstranou a celou stránkou. Rozhodně by neměl přesáhnout na více listů. Mějte na paměti, že na každou pozici se hlásí několik osob. Kdyby každý psal litanie, zaměstnavatel by nedělal jiného, než četl a četl.

Cílem průvodního dopisu je, aby si váš potenciální zaměstnavatel u vás udělal základní obrázek a rozhodl se, zda vás chce blíže poznat. To je celé. Nyní je vaším cílem se dostat na pohovor, tam dostanete dostatek prostoru sebe představit.

Příklad ideálního průvodního dopisu

Čtěte také:

• 51 nejčastějších otázek na pohovoru – jak na ně odpovědět?
• 13 tipů, jak se připravit na pohovor (abyste udělali dojem)
• Práce z domova: 35 skvělých možností, jak si dobře vydělat

Sdílejte článek – jak napsat průvodní dopis svým kamarádům: